Estatus de nuestra Factura (Cancelado)

Cancelado. En algunas ocasiones nos encontraremos que hemos cometido errores al momento de elaborar nuestra factura, es decir, al momento de completar los datos del cliente o tal vez que nuestro cliente requiere una nueva factura porque al momento de llevarla a Revisión, las fechas no le permitieron aceptarla en un periodo determinado. Es decir, nuestro cliente no acepta facturas a revisión de períodos anteriores.

Por ejemplo, facturas de enero no serán recibidas en febrero o marzo.

Para ello es necesario recuperar la factura original así como sus respectivas copias y engrapar en conjunto, poniendo en cada una de ellas la leyenda “CANCELADO” para emitir una nueva.

Es necesario guardar en nuestro expediente (papel) para cualquier aclaración con las autoridades Hacendarias y en nuestro archivo de “Consecutivo de Facturación” anotar a la factura el estatus en que se encuentra respetando la numeración de las facturas.

Estatus de nuestra Factura (Pendiente o en Revisión)

Pendiente o en Revisión. Esta situación nos indica que, conforme a las políticas de nuestro cliente, hemos llevado a “revisión” la factura para que el cliente pueda verificar sus datos de facturación, el concepto así como el importe a pagar y poder programar la fecha en que nos realizará el pago. En esta situación el cliente nos avisa por correo electrónico, teléfono o entregándonos una copia de nuestra factura con sello de su empresa, admitiendo que ha recibido la factura y que programará la fecha de pago.

Estatus de nuestra Factura (Pagado)

Pagado. Cuando una factura ya fue pagada por uno de nuestros clientes, es necesario anotar en nuestro consecutivo “PAGADO” así como en nuestro expediente de facturas (papel) colocando la forma de pago, por depósito en efectivo, transferencia electrónica bancaria o cheque y también debemos indicar la fecha en que este movimiento fue realizado para poder controlar los adeudos de nuestros clientes.

Algunos tips para elaborar facturas

Para elaborar nuestra factura es necesario respetar la numeración de la factura a elaborar, contar con los datos fiscales del cliente, tomar la tasa de impuesto vigente al momento de la elaboración.

Nuestra factura debe ser elaborada sin errores, tachaduras o correcciones, ya que deberán tomarse en cuenta los datos precisos de nuestro cliente.

Cuando nuestra factura presente un error será necesario poner la leyenda de “CANCELADO” sobre la factura original y copias y guardar en consecutivo en el archivo correspondiente, jamás deberá destruirse o tirarse.

La factura original debe entregarse al cliente, una copia queda para el registro de la contabilidad y una más para el archivo.

Consecutivo de Facturación (9a. Parte)

En la fila 4 alineada a las celdas A, B, C, y sucesivamente, vamos colocando los campos que requerimos de acuerdo a los datos que nos interesa extraer de nuestra factura en papel, como por ejemplo:

• La fecha de la factura, que es cuando la elaboramos.
• Recordemos respetar el número consecutivo de la factura.
  
• En el concepto debemos tomar el nombre del cliente a quien fue hecha la factura.
• Subtotal es la cantidad antes de impuestos.
• Impuesto (IVA) debe considerar si es IVA, ISR, IEPS, y la tasa.
• Total es la suma de subtotal e impuestos.
• Estatus me indica PAGADO, EN REVISION o CANCELADO.