Libro de Diario

El Libro Diario recoge, al igual que el Mayor, todas las operaciones realizadas por la empresa durante un ejercicio económico. Sin embargo, el orden de presentación de dichas operaciones es cronológico, y no por cuenta, como sucedía con el Mayor.
En el esquema se muestra un asiento contable, es decir, el registro de una operación en el Diario.

Los datos de este asiento de apertura figurarán en el Mayor de las 6 cuentas contables que intervienen en la operación, coincidiendo en sus importes y situación (debe o haber).
El Diario comenzará necesariamente con el asiento de apertura, y registrará, día a día, todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa durante el ejercicio económico. Al finalizar éste, habrá que contabilizar las operaciones de regularización y, por último, el asiento de cierre.
El Diario, al imprimirse para su encuadernación, debe presentar un primer folio en blanco que será empleado para la diligencia firmada del notario durante el proceso de legalización de los libros contables. La suma de las anotaciones del debe del Diario debe coincidir con las del Haber, y éstas coincidirán necesariamente con las del Mayor, dado que ambos libros contienen las mismas operaciones aunque en distinto orden. En la práctica, las operaciones son registradas en el Diario y los programas informáticos las transcriben automáticamente al Mayor.

Libro Mayor

El Libro Mayor recoge los movimientos de la totalidad de las cuentas de la empresa durante un ejercicio económico. En cada una de las hojas del Mayor está representada una cuenta contable. De esta forma, el Mayor contiene todas las operaciones realizadas por la empresa durante un ejercicio económico, ordenadas cuenta por cuenta.

Hasta ahora, habíamos representado en forma de T la estructura de una cuenta contable. Sin embargo, en la realidad, suelen estar representadas mediante fichas como se muestra en la imagen.

La principal ventaja de este tipo de fichas es que aporta mayor información de las operaciones en las que interviene. Compárese con la tradicional T.
En el formato ficha disponemos información, en todo momento, del saldo de la cuenta. Además, para cada operación, figurará su fecha y un comentario descriptivo de la misma. La columna asiento hace referencia a la ubicación de la operación en el Libro Diario.
El Mayor, cuando se imprime para su encuadernación, suele listarse por orden creciente de cuentas.

Libros Contables

LIBROS CONTABLES
El ciclo contable se reflejará en los llamados libros contables, que son 3:
Libro Diario.
Libro Mayor.
Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.
Así, y siguiendo el esquema anterior, cada una de las fases del ciclo contable, tendrá su reflejo en estos 3 libros.

La Partida Doble

La partida doble es denominada como el movimiento contable que afecta a por lo menos dos cuentas, con un movimiento o “asiento” que representa un movimiento deudor y un movimiento acreedor. La partida doble es la esencia de la Contabilidad actual ya que debe haber un equilibrio.
La partida doble se basa en que todo hecho económico tiene origen en otro hecho de igual valor pero de naturaleza contraria, como por ejemplo; si compro una mercancía, debo pagar a alguien. Las cosas no surgen de la nada, cada valor es el resultado de una acción u hecho económico. Cuando recibo dinero por una venta, debo también despojarme de un bien, debo entregar algo a la otra parte que me entrega un dinero.
Esto explica dos de los principios básicos de la partida doble:“Quien recibe debe a quien entrega”.
“No existe deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”.
Claro esta que estos principios no son tan obvios en todos los casos como por ejemplo en movimientos internos de la empresa en los que se retira efectivo de la caja para consignarlo a un banco; en esta caso se cumple otro de los principios elementales de la partida doble que señala que: una cuenta da al tiempo que otra cuenta recibe, dándose la contrapartida, como característica propia de la partida doble, puesto que sin esta no podría existir equilibrio. No pueden haber un movimiento que solo afecte cuentas de una misma naturaleza. Si una cuenta se afecta en su lado positivo, la otra se debe afectar en su lado negativo.
La partida doble se compone de una cuenta, la cual debe tener un nombre, un código y un valor negativo y otro positivo. El valor negativo corresponde a un crédito y el valor positivo corresponde a un debito.
Su funcionamiento consiste en registrar un valor en por lo menos dos cuentas. El valor debe ser igual en una y otra cuenta. En una cuenta se registra en su debito y en la otra cuenta en el crédito.
En algunos casos se pueden afectar más de dos cuentas, pero aun así, los debitos y los créditos de las cuentas afectadas deben ser iguales, lo que es lo mismo, si se restan los créditos de los debitos el resultado debe ser cero.
Esto permite conservar el equilibrio.

La Contabilidad

Ahora me encantará compartirles un poco acerca de las cuestiones contables que tienen que ver con nuestro negocio.

LA CONTABILIDAD

Como punto de partida, plantearé algunos conceptos de contabilidad; de tal forma que puedan darse una idea acerca de ella ya que es necesaria para el manejo óptimo de los recursos económicos de la organización.

Definición de Contabilidad.
“La técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuradamente información cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos identificables y cuantificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relación con dicha entidad económica”.

Esta definición, planteada por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP), nos refiere que la contabilidad es una técnica que nos permite contar con información organizada en cantidades monetarias acerca de los movimientos en sus operaciones que una empresa u organización ha llevado a cabo en el transcurso de los días, tal vez en un mes o un año; esta información es de vital importancia para los integrantes de la organización; como propietario o gerentes para tomar decisiones; como trabajadores para considerar beneficios de utilidades o como la Secretaría de Hacienda y Crédito Público para determinar los impuestos correspondientes.

Nuestros registros contables deben hacerse en Libros contables durante un período de tiempo o ciclo contable.

Podría decirse que el ciclo contable es el conjunto de operaciones que realiza una empresa durante un ejercicio económico.
Es decir durante un período o tiempo determinado: se observaban ejercicios económicos de duración bimensual, anual y trienal. Sin embargo es necesario homogeneizar la duración de dicho ejercicio económico. Pues bien, tanto la legislación fiscal (impuestos que gravan el beneficio) como la mercantil (obligaciones con el Registro Mercantil) han situado en un año esta duración.
Durante cada ciclo contable, la empresa realizará una serie de actividades, de forma repetitiva, que conducirán a que registre todos los hechos contables que afectan a su patrimonio. Estas actividades se resumen en 7 fases:

El ciclo contable comienza con la confección del inventario inicial, que no es sino un informe que contiene una relación detallada de todos los bienes, derechos y obligaciones de la empresa, el primer día del ejercicio económico o el día del inicio de su actividad. En la práctica, se toman los mismos datos que contiene el balance final del ejercicio anterior.
A continuación, y tomando los datos del inventario inicial, se efectuará el asiento de apertura, anotando en el debe los saldos de las cuentas de activo y en el haber los saldos de las de pasivo y neto. Este asiento se registrará en los libros Diario y Mayor, que quedan así dispuestos para la contabilización de las operaciones del día a día de la empresa.
A lo largo del ejercicio económico se irán registrando, día a día, en los libros Diario y Mayor, todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa.
Periódicamente (mensual o trimestralmente) se deberá elaborar un informe denominado balance de comprobación. Este balance no es sino una lista de TODAS las cuentas contables de la empresa, con su código, denominación, sumas y saldos. La finalidad de este informe es doble:
Obtener información del patrimonio de la empresa con una cierta periodicidad.
Detectar posibles errores contables para su corrección.
Tras registrar la última operación del año, relativa a la actividad de la empresa, el contable debe contabilizar las llamadas operaciones de regularización. Estas operaciones se registran el último día del ejercicio económico y pretenden un doble objetivo:
Que la contabilidad refleje la imagen fiel del patrimonio (situación financiera) de la empresa.
Que la contabilidad refleje el resultado (situación económica) del ejercicio económico y las causas que lo han originado.
Una vez registrados los asientos de regularización en los libros Diario y Mayor, sólo tendrán saldo las cuentas patrimoniales. Pues bien, se procederá a saldarlas mediante un asiento contable, denominado de cierre, que finalizará los libros Diario y Mayor. En este asiento se reflejará el inventario final de la empresa. Tras su contabilización, no podrá registrarse ya ninguna otra operación en el ejercicio económico.
Por último, se elaborarán unos informes que resumen la contabilidad del ejercicio. Estos informes, llamados cuentas anuales y son:
Balance de Situación.
Cuenta de Pérdidas y Ganancias.